理论研究
关于法律援助案件归档管理的思考
发布时间: 2019-06-25 15:59      来源: 江苏法律援助网
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盱眙县法律援助中心主任 孙华春

【内容提要】法律援助案件归档管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,加强对法律援助案件归档的管理,及时研究解决法律援助案件归档管理工作中遇到的困难和问题,对法律援助工作的生存和发展极为重要。本文就法律援助案件归档管理过程中存在的“重视程度不够、归档制度不力、管理水平不高、硬件设施不全”等问题,提出在新的历史条件下法律援助案件归档管理工作必须紧紧联系时代发展要求,从观念上更新,实现专业化、制度化、原则化、规范化、常态化、信息化等“六化”目标,打造法律援助案件归档管理现代化新模式,有效提升法律援助案件办理质量,为法律援助工作持续、高效开展保驾护航。

【主 题 词】法援案件 归档管理 思考

法律援助案件归档管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,加强对法律援助案件归档的管理,及时研究解决法律援助案件归档管理工作中遇到的问题,在人力、物力、财力上给予大力支撑,确保法律援助案件归档管理工作协调、高效、有序进行,是当前各级法律援助机构需要解决的重要问题。本文就法律援助案件归档管理工作中存在的问题,从推进队伍专业化、实现制度化、遵循原则化、促进规范化、形成常态化和加强信息化六个方面入手,提出解决问题的对策。

一、法律援助案件归档管理工作中存在的问题

1、重视程度不够。长期以来,法律援助工编辑,特别是法律援助办案人员对法律援助案件归档管理工作的认识存在误区,认为法律援助案件归档管理工作就是简单的保管工作,不是法律援助机构的主要工作,不能提升法律援助形象、创造社会效益,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行。轻视法律援助案件归档管理工作的思想表明了一些人对法律援助案件归档管理工作缺乏了解,忽视法律援助案件归档管理工作已无法适应法律援助工作发展的需要。

2、归档制度不力。截止目前,法律援助案件归档没有统一的格式,没有真正落实到制度化。不同地区、不同机构的归档要求都不一样。有的机构归档材料很细,有的机构归档要求很简单。没有统一的、完整的归档要求,严重影响了法律援助案件归档的及时性、完整性和保密性。

3、管理水平不高。从全国范围来看,法律援助案件归档没有专门的管理人员,现有归档人员也没有经过专业的培训,对法律援助案件归档的重要性、管档要求、法律援助案件归档材料的收集、整理、装订等业务不太了解,法律援助案件归档收集意识淡薄。而且大多数法律援助案件归档人员身兼数职,对法律援助案件归档管理工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人法律援助案件归档盒,没有及时整理归档,严重影响了法律援助案件归档管理水平。

4、硬件设施不全。就目前而言,多数法律援助机构案件归档管理必备的硬件设施不齐全。有些法律援助机构没有专用法律援助案件归档室,有的机构法律援助案件归档室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起法律援助案件归档材料霉变、虫蛀,影响法律援助案件的美观整洁及完整。有的机构甚至连必备的切刀、统一的法律援助案件归档夹,都无法购置齐备,严重影响法律援助案件归档质量。

二、法律援助案件归档管理对策

1、推进法律援助案件归档管理人员专业化

加强法律援助案件归档管理工作队伍建设,推进专业化进程。选择政治上可靠、作风正派、责任心强的在编人员从事法律援助案件归档管理工作。注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性。法律援助案件归档管理的好坏,在很大程度上取决于法律援助案件归档管理人员的责任心。作为法律援助案件归档管理人员,要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉法律援助案件归档管理工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高法律援助案件归档质量。积极探索新的管理模式,使法律援助案件归档工作更科学、更实用,为扎实做好法律援助工作提供有力的保障。法律援助案件归档管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量法律援助案件归档管理人员职业道德标准的重要尺度,发挥好法律援助案件归档信息资源的作用,使其充分地为民生工程服务,是咱们法律援助案件归档管理人员义不容辞的责任。

2、实现法律援助案件归档管理制度化

考虑到我国幅员辽阔,地域差异较大,不宜在全国范围内形成统一的案件归档标准。笔者认为,各省(自治区、直辖市)法律援助机构要建立一套统一的、完整的法律援助案件归档管理制度。建立起来的规章制度必须符合本区域特点和法律援助案件归档管理实际,以适应法律援助案件归档管理的需要;制度必须具有可操作性,方便实用、简单易行、可操作性强,能充分发挥制度的引导和规范作用;法律援助机构既是制定法律援助案件归档管理制度的主管机构,又是规章制度的实行机构,在规章制度的实行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的双向性和权威性。

3、遵循法律援助案件归档管理原则化

法律援助案件要遵从单独立卷原则,按年度、类别、审级、一案一号单独立卷。法律援助案件诉讼文书,要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别,按年度、按审级、一案一号的原则,单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、公函都使用收案时编定的案号。按年度立卷,就是根据受理案件的年度将其分为年度类别进行立卷。按年度分类立卷,可以客观地反映法律援助机构每年度受理案件的数量、特点和逐年发展变化情况,有利于现行利用和归档后提供利用,同时自然而然地把法律援助案件划分成了各种年度类别。按年度立卷,要求根据案件收案年度编定的案号归入相应的年度,某一年度受理的案件应当集中管理,不可分散,不可将一个年度的案件放入另一个年度之中,跨年度审结的案件,无论何时立卷归档都应列入收立案年度集中管理。按类别立卷,是指按照案件的性质分类进行立卷。依我国三大诉讼法规定,诉讼案件分为刑事、民事、行政、实行四大类别。按审级立卷,是指按照案件的审级进行分类立卷。这里的审级指审判程序,一般分为一审程序、二审程序、死刑复核程序、审判监督程序、特别程序、实行程序、非诉讼程序等。我国三大诉讼法对审判程序作出了严格的法律规定,必须认真遵照实行。按一案一号立卷,是指按照案件在收案时编定的案号进行立卷。一个案件在同一审级审理时,只能编定一个案号,收、结案登记薄,案件目录登记表、案件登记表、档案检索目录都应按照立案时编定的案号顺序排列。上述四个因素是一个紧密联系而不可分割的有机整体,缺一不可。充分运用单独立卷原则,有利于正确编定案号,简化管理手续,提高管理效率。法律援助机构从受理一个案件开始,就按年度、类别、审级和收案顺序编定一个案号,诉讼活动中产生的所有诉讼文书材料以及立卷、归档、整理、上架、保管、利用、销毁等等,都只能使用这个案号。一个案件诉讼活动全过程的所有原始记录,通过运用这一原则编定的案号,把它们全部统领、集合起来,并有机地结合成一个完整的诉讼档案实体,从而有效地方便了日常管理,便于查找利用,对没有按时归档的案件也能了如指掌,便于未归档案件的清查催归,有利于确保诉讼档案的完整与安全。

4、促进法律援助案件归档管理规范化

为进一步加强法律援助案件归档管理规范化,方便受援人调阅援助档案。一是要强化定人定岗调阅标准,严把文件签审关。法律援助机构要规定只有援助律师才有权调阅在册法律援助档案,凡是受援人单独调阅档案的,须由援助律师签署书面调阅证明。如出现受援人调阅档案而援助律师未陪同,本人也未出示相关书面证明,档案管理工作人员可视情况,先行采取与援助律师口头联系同时补交备注说明书的办法,方便受援人调阅。调阅完毕后,调阅人必须在借阅登记单上进行签名登记。二是要强化主体材料需求标准,严把诉讼配合关。法律援助案件一经诉讼程序后,受援人如就援助书面资料提出任何要求和质疑,都可以由代理律师口头或者书面形式,要求查看所有援助资料证据和档案材料。如受援人另行委托他人向上级法院提出二审请求后,法律援助档案室将免费为申请人提供法律援助案件档案及文件信息。三是要强化文件保密设置标准,严把档案完整关。积极争取法律援助的经费,设置专门的法律援助案件档案室,制定法律援助档案室工作职责,并将工作职责上墙,购买制式档案柜(橱),添置办公设施设备,设置法律援助公示栏、查阅档案等候区、查阅流程规定牌,建立健全档案查询数据库,实行内网查询卷宗号服务措施。

5、抓好法律援助案件归档管理常态化

法律援助案件档案归档是一项日常工作,必须纳入常态化管理范围。一是竭力提高办案补贴。司法行政管理部门要积极争取财政支撑,增加办案经费,解决经费短缺“瓶颈”制约问题。本级财政预算和上级拨付的专项经费要全部用于法律援助工作,实行专户管理,防止被挪作它用。要让法律援助办案人员看到智力劳动成果被敬重,形成心齐气顺的风气,增强法律援助工作的凝聚力,增强法律援助办案人员归档的热情。二是建立健全监督机制。接受受援人的监督、听取检察院法院仲裁机构的意见、通过法律援助机构监督管理。如采用派员旁听庭审的方式,当场作出书面的质量监督意见,存入办案人员的卷宗内,以此督促办案人员更好地履行职责,及时做好法律援助案件材料的收集归档工作。三是完善法律援助管理机制。加强对法律援助工作的常态化管理,提高法律援助案件的办案质量,法律援助机构必须建立科学的综合评价机制,通过严格的运作,促使法律援助办案人员重视办案质量。要对法律援助办案人员建立科学的评价机制,使法律援助办案人员积极主动的采取措施及时收集整理归档法律案件卷宗。四是严格审查归档材料。查看案件从受理到结案的卷宗材料是否齐全,特别注重审查接谈笔录、证据分析、辩护词(代理词)的内容。接谈笔录是否了解到案情争议的焦点,要求受援人提供的证据和证据线索是否是本案的关键;证据分析是否围绕本案争执的焦点,依法剖析正反两面的证据材料的证据力和证明力,使案件事实更加接近真相,有利于居中裁判者作出客观公正的判断;辩护词(代理词)是否抓住本案的争执焦点,分析是否透彻,说理是否充分,适用法律、法规是否准确等等。一旦发现问题,要及时向承办人提出改进意见,形成法律援助案件归档管理常态化的氛围。

6、加强法律援助案件归档管理信息化

信息化是当今社会发展的大趋势,法律援助案件归档工作要尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高法律援助案件归档工作的效率和水平,以尽快实现法律援助案件归档信息化管理。要结合实际情况,制定一套切实可行的电子档案管理制度,规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节,做到有章可循。注意划清归档过程中各级各类人员的责任,归档时机应适合本机构工作实际,归档电子文件的责任签署应明确。目前,国外法律援助案件归档管理很多已使用计算机,就是在国内,使用计算机辅助管理法律援助案件归档的也越来越多,实现法律援助案件归档计算机管理势在必行。

总之,在新的历史条件下法律援助案件归档工作必须要紧紧联系时代发展要求,要从观念上更新,采取有效措施,积极探索法律援助案件归档现代管理模式,促进社会主义和谐社会建设。

【参考文献】

1、司法部,2004年9月8日颁布《律师和基层法律服务工编辑开展法律援助工作暂行管理办法》;

2、李多,《市场经济下的信用法律援助案件归档及其管理和利用》,安徽大学,2005年;

3、乐利珍,《浅谈事业单位法律援助案件归档管理的现状及对策》,科技风,2008年;

4、江苏省司法厅,《关于印发<江苏省法律援助案件档案管理办法>的通知》,2006年5月。


责任编辑: 金燕
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